Exigences générales d'achats

Partie 1 : Conditions générales

1 - Objet

Le présent document définit nos conditions générales d'achats. Tout écart éventuel, sur l'une ou l'autre des clauses ci-après, doit faire l'objet d'un accord formalisé entre Sodimatel Fasteners et le fournisseur.

2 - Système de Management de la qualité

Toutes nos commandes doivent être traitées selon un Système de Management de la Qualité ISO 9001 version 2015, la conformité à cette norme doit être votre 1ère étape.

3 - Conformité des fournitures

Il n'existe pas de délégation de contrôle ou vérification chez nos fournisseurs, ceux-ci restent autonomes dans leurs activités ; notre demande est la fourniture d'un produit conforme à nos exigences et celles de nos clients. Chaque poste des livraisons sera accompagné d'un certificat de conformité ou d'une Déclaration de Conformité.

Sauf indication contraire, l'ensemble des produits fournis à Sodimatel Fasteners et leurs emballages doivent être conformes à la directive européenne RoHS (n° 2002/95/CE du 27 Janvier 2003), au règlement européen REACH (n° 1907/2006 du 18 Décembre 2006) et à la décision de la Commission européenne concernant la réglementation de l'utilisation du Fumarate de Diméthyle (n° 2009/251/EC du 17 Mars 2009).

Vos livraisons garantissent implicitement qu'il ne s'agit pas de produits contrefaits ou susceptibles de l'être.

4 - Traçabilité du produit

Afin de ne pas rompre la chaîne de la traçabilité, le fournisseur est capable de retrouver rapidement les antécédents d'une fourniture (définition, contrôle, documents de fabrication) ainsi que des enregistrements maîtrisés attestant de la conformité du produit (certificat de conformité, déclaration de conformité, résultats des contrôles et essais,...). Le fournisseur devra, sur tous ses documents, reporter notre numéro de commande.

5 – Communication

Le fournisseur s'engage à communiquer, à nos interlocuteurs, dans les plus brefs délais, toute information pouvant contrarier la bonne exécution de la commande, en particulier lorsqu'il s'agit d'un report de délai. Nos interlocuteurs sont à votre disposition pour vous fournir toutes explications souhaitables si nos commandes d'achats ne sont pas assez explicites.

6 - Produit non conforme

Le fournisseur doit renseigner la F.N.C. (causes et analyse de la non conformité, proposition d'action corrective). La proposition d'action corrective du fournisseur doit nous être communiquée, pour approbation (après accord du client si besoin), avant mise en œuvre chez lui. Les actions correctives doivent être analysées par le fournisseur afin d'en vérifier leur efficacité et dans le cas contraire, le fournisseur doit mettre en œuvre des actions complémentaires ; en tout état de cause notre organisme doit être informé. Le fournisseur s'engage, par ailleurs, à informer immédiatement Sodimatel Fasteners de tout défaut découvert susceptible d'affecter la qualité de fournitures antérieurement livrées. C'est la procédure de rappel.

Le fournisseur ou sous-traitant s'engage à communiquer un délai de remplacement de pièces non-conformes sous 48 heures.

7 - Travaux sous-traités

La totalité des exigences de nos bons de commandes et de leurs documents d'accompagnement (Cahier des charges, normes, indications spécifiques, ...), doit être intégralement répercutée, sans interprétation, aux sous-traitants.

8 - Conditionnement et livraison

  • notre n° de commande d’achats et sa date
  • la désignation de l’article
  • référence de l’article et si besoin la norme s’y rapportant
  • n° de lot de fabrication et n° de lot d’écrouissage pour les inox
  • durée de vie du produit si produit périssable (exemple : joint)
  • n° certificats matière et traitements (Thermique, surface, et passivation) si prévus
  • quantité dans chaque emballage
  • nombre de colis d’une même livraison
  • déclaration de conformité NFL 00-015C
  • certificat de conformité fabriquant si mentionné à la commande
  • certificat matière si mentionné à la commande certificat de traitement de surface si mentionné à la commande
  • rapport d'inspection ou relevé dimensionnel en français si mentionné à la commande
  • rapport(s) d'essai(s) si mentionné à la commande
  • bordereau de livraison

Les numéros de lot, pour chaque poste, devront également figurer sur les Bordereaux de Livraison.

Les emballages, conformes à la norme RoHS (Directive Emballage 94/62/CE – Décret Français n° 98-638), seront conçus de manière à éviter toute détérioration du produit ; les documents d'accompagnement (Déclaration ou certificat de conformité, enregistrements divers demandés,....), seront facilement accessibles sans ouverture des colis.

En application de la tolérance usuelle dans notre profession, les quantités livrées seront en conformité avec la norme NFE 25-007 paragraphe 4.3, et sauf stipulation contraire, le pourcentage des quantités livrées par rapport aux quantités commandées sera :

  • 1 à 199 pièces : -0 +10%
  • 200 à 499 pièces : -0 +8%
  • 500 à 9999 pièces : -0 +2%

sauf fabrication spéciale ou la tolérance est de 10% en plus ou en moins.

Les livraisons partielles sont autorisées suite à accord préalable de Sodimatel Fasteners.

Pour des pièces à durée de vie déterminée, à la date de livraison la durée de vie doit au moins être égale à 80% de la durée de vie maximale.

9 - Visites et audits clients

9.1. Le fournisseur permettra à Sodimatel Fasteners, à la DGAC, aux clients de Sodimatel Fasteners, ou toute autre Autorité officielle, le libre accès à ses ateliers et postes de contrôle, ainsi que chez les sous-traitants du fournisseur, et mettra à disposition tous les enregistrements correspondants. Ces visites et/ou audits ne déchargent pas le fournisseur de livrer un produit conforme et sa responsabilité à notre égard reste entière.

9.2. Le fournisseur ou sous-traitant s'engage à mettre à leur disposition toute l'assistance utile pour accomplir leurs tâches dans les meilleures conditions possibles.

9.3. Le fournisseur ou sous-traitant doit remonter à Sodimatel Fasteners, avant contractualisation, toute restriction à des informations considérées confidentielles et proposer des modalités d'accès satisfaisantes.

9.4. Les exigences citées ci-dessous s'applique aussi aux sous-contractants du fournisseur ou sous-traitant et doit leur être transmise.

10 - Archivage et conservation des documents de fabrication et de contrôle

L'archivage de tous les documents du dossier de fabrication et du contrôle ainsi que tous les enregistrements liés est assurée pour une durée minimale de 15 ans, sauf indications contraires (par ex. une durée correspondant à la vie de l'équipement).

11 - Secret Industriel

Le fournisseur doit respecter de façon rigoureuse l'obligation du secret industriel : non divulgation des informations communiquées par nos clients (plan, spécifications, ...).

12 - Pérennité des enregistrements

Le fournisseur s'engage, en cas de cessation d'activité pour une raison ou pour une autre, de restituer à Sodimatel Fasteners, les documents d'enregistrements qualité et produit, conformes aux durées d'archivage demandées au fournisseur au § 10. Cette exigence est également valable pour les outillages de fabrication et/ou de contrôle confiés au fournisseur pour l'exécution de nos commandes.

13 - Cessation d'Activités d'un fournisseur

S'il envisage ou est contraint de cesser ou de transférer tout ou partie de son activité, impliquant les produits fournis, le fournisseur est aussi tenu d'en informer immédiatement Sodimatel Fasteners par courrier recommandé, faisant état de stocks éventuels, du calendrier probable de la cessation ou du transfert, voire d'une source alternative possible, susceptible d'être agréée dans le panel fournisseurs de Sodimatel Fasteners, pour la fourniture d'un produit identique, issu d'un même « process ».

14 - Commande aux fournisseurs

14.1. Sur nos bons de commande, il est précisé : commande à réaliser selon nos exigences générales d'achats du 21/12/2011.

14.2. Si le fournisseur ou sous-traitant propose des normes ou des plans de gestion de configuration différente de celles spécifiées par Sodimatel Fasteners, celui-ci doit démontrer leur équivalence et soumettre leur application sur produits à l'approbation de Sodimatel Fasteners qui se réserve le droit de résilier le contrat.

14.3. Lorsque Sodimatel Fasteners modifie un document spécifié au contrat, le fournisseur ou sous-traitant doit informer Sodimatel Fasteners de l'application de cette modification sur le produit.

14.4. L'acceptation des commandes Sodimatel Fasteners implique l'adhésion sans réserve aux présentes conditions. Le fournisseur renonce expressément à se prévaloir de ses propres conditions de vente.

Toutefois la commande peut préciser les conditions techniques, commerciales et administratives qui sont exigées du fournisseur, conditions particulières qui prévalent sur les présentes.

Si aucune opposition au contrat n'est formulée dans les dix jours suivant la réception de la dite commande, elle sera réputée acceptée par le fournisseur.

Toutes les formes d'accusés de réceptions émises par le fournisseur engagent ce dernier, étant entendu que les conditions générales de vente figurant au verso des lettres, factures et documents quelconques, émanant du fournisseur, en contradiction avec les présentes, sont réputées nulles et non opposables à Sodimatel Fasteners.

14.5. L'enregistrement de notre commande par le fournisseur entraîne l'acceptation pleine et entière, sauf stipulation particulière écrite de notre part et de nos exigences générales d'achats.

14.6. Les commandes passées verbalement ou par téléphone ne sont valables qu'après notre confirmation écrite sur bon de commande régulier signé par une personne de Sodimatel Fasteners ayant les pouvoirs nécessaires.

Les commandes peuvent être annulées dans certains cas par nos soins si la livraison n'est pas effectuée à la date convenue.

15 – Conditions et durée de garantie

Le fournisseur ou sous-traitant s'engage à garantir sa marchandise contre tous défauts pouvant lui être incombé, pendant une période de 12 mois à compter de la date de livraison.

16 – Mise à disposition des ressources

Le fournisseur ou sous-traitant s'assure de façon continue qu'il dispose des capacités opérationnelles, y compris chez ses sous-contractants, pour répondre aux besoins du client, en mettant en place les plans d'actions nécessaires pour traiter les écarts d'adéquation charge/capacité sur le court, moyen et long terme.

17 – Infrastructure

Le fournisseur ou sous-traitant doit prendre les dispositions pour garantir la sûreté de ses installations, lieux de stockage et moyens logistiques afin d'éviter tous risques d'utilisations inappropriées de produits objets du contrat.

18 – Certification et suivi

Le fournisseur ou sous-traitant doit être certifié ISO 9001 ou EN 9100 ou en avoir fait la démarche ou prouver qu'il est dans une démarche d'amélioration continue.

Le cas échéant, il s'engage à transmettre ses certification(s) ou agrément(s) en cours de validité(s) à Sodimatel Fasteners.

Le fournisseur ou sous-traitant pourra faire l'objet d'audits de sélection et de suivi par nos soins ou ceux de nos clients et d'un suivi particulier des non-conformités en réception.

Sodimatel Fasteners effectue un suivi régulier de ses fournisseurs ou sous-traitants.

Les critères suivants sont analysés :

  • nombre de livraisons refusées
  • nombre de livraisons acceptées malgré un défaut (après demande de concession)
  • nombre de livraisons en retard

Partie 2 : Conditions Spécifiques

Produits destinés à l’Aérospatiale et l’Armement (EN 9100)

Conformité du produit

Le fournisseur ou sous-traitant s’engage à fournir ou conserver les documents de conformité du produit exigés par la norme EN 9120 :

  • le certificat de conformité matière suivant la norme EN 10204  
  • le certificat de conformité de traitement (thermique et surface) avec valeurs de traitement

Revue premier article

A notre demande, une revue premier article (dans le cas de fourniture d’un produit nouveau, ou après une évolution de définition, de procédé, de lieu de fabrication …..) sera réalisée à l’occasion de la livraison du premier article de série.

Cette Revue sera réalisée conformément à la norme EN 9102 et comprendra notamment :

  • Le formulaire 1 : identification de l’article
  • Le formulaire 2 : Justification de la réalisation du produit (matières premières, procédés spéciaux, essais fonctionnels)
  • Le formulaire 3 et sa feuille complémentaire (Justification des caractéristiques, vérification et évaluation de la compatibilité).

Ce document est la propriété de Sodimatel Fasteners, il ne peut être utilisé, reproduit ou communiqué sans autorisation écrite.